III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения,

в том числе особенностей выполнения административных

процедур в электронной форме

 

Исчерпывающий перечень административных процедур

 

73. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

прием и регистрация запросов заявителей;

рассмотрение обращений заявителей МКУ «Архив»;

анализ тематики поступивших обращений (заявлений) в МКУ «Архив»;

уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений для исполнения обращения или об отсутствии запрашиваемых сведений;

направление обращений на исполнение в органы и организации по принадлежности;

подготовка и оформление ответов заявителям;

отправка ответов заявителям;

получение заявителем сведений о ходе предоставления муниципальной услуги.

74. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги по работе с обращениями заявителей в МКУ «Архив» приведены в приложении № 2 Регламента (Блок-схемы).

 

 

Порядок осуществления административных процедур в электронной

форме, в том числе с использованием

информационно-коммуникационной сети Интернет

 

75. При предоставлении муниципальной услуги в электронной форме заявителю обеспечивается:

возможность подачи заявителем на сайт МКУ «Архив», Портал заявления о предоставлении муниципальной услуги;

доступность для копирования и заполнения заявителем заявления в форме электронного документа;

возможность получения заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги.

76. При поступлении обращения (запроса) заявителя в электронной форме с указанием адреса электронной почты и / или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению.

77. При поступлении в МКУ «Архив» обращения заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Ответ пользователю направляется уполномоченным должностным лицом МКУ «Архив» по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

 

Прием и регистрация запросов заявителей

 

78. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является поступление к должностному лицу МКУ «Архив», заявления о предоставлении муниципальной услуги с приложением пакета документов.

При поступлении заявления в электронном виде с Портала должностное лицо МКУ «Архив» действует в соответствии с требованиями нормативных актов, указанных в п.26 настоящего Регламента.

При направлении заявления и прилагаемых к нему документов в электронной форме через Портал применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение электронных форм, а также прикрепления к заявлениям электронных копий документов.

Заявление, направляемое от физического лица, юридического лица либо индивидуального предпринимателя должно быть направлено в форме, представленной на Портале.

При обращении доверенного лица доверенность, подтверждающая правомочие на обращение за получением муниципальной услуги, выданная организацией, удостоверяется квалифицированной электронной подписью (ЭП) в формате открепленной подписи (файл формата SIG), правомочного должностного лица организации, а доверенность, выданная физическим лицом – квалифицированной ЭП нотариуса.

Подача электронных заявлений с Портала доверенным лицом возможна только от имени физического лица. Подача заявлений от имени юридического лица или индивидуального предпринимателя возможна только под учетной записью руководителя организации, имеющего право подписи.

Требования к электронным документам, предоставляемым заявителем для получения услуги:

1) Прилагаемые к заявлению электронные документы представляются в одном из следующих форматов:

pdf , jpg, png;

в случае, когда документ состоит из нескольких файлов или документы имеют открепленные подписи (файл формата SIG), их необходимо направлять в виде электронного архива формата zip.

2) В целях представления электронных документов сканирование документов на бумажном носителе осуществляется:

а) непосредственно с оригинала документа в масштабе 1:1(не допускается сканирование с копий) с разрешением 300 dpi ;

б) в черно-белом режиме при отсутствии в документе графических изображений;

в) в режиме полной цветопередачи при наличии в документе цветных графических изображений либо цветного текста;

г) в режиме «оттенки серого» при наличии в документе изображений, отличных от цветного изображения.

3) Наименования электронных документов должны соответствовать наименованиям документов на бумажном носителе.

79. Организация предоставления муниципальной услуги при поступлении в МКУ «Архив» обращения заявителя в электронной форме ведется в установленном Регламентом порядке.

80. Письменные или полученные при личном обращении запросы заявителей, поступившие в МКУ «Архив», регистрируются в течение 3-х рабочих дней с момента поступления в МКУ «Архив». С резолюцией руководителя МКУ «Архив» запрос заявителя передается уполномоченному должностному лицу МКУ «Архив», ответственному за организацию оказания услуги, не позднее, чем на следующий день после регистрации.

81. Результатом выполнения административной процедуры является регистрационная запись о дате принятия заявления.

 

Рассмотрение обращений МКУ «Архив» и передача их на исполнение

82. Директор МКУ «Архив» осуществляет анализ тематики поступивших обращений заявителей и передает ответственному лицу для регистрации запроса, которая должна быть проведена в течение 3-х рабочих дней с момента поступления запроса.

83. Результатом выполнения административной процедуры является передача запроса на исполнение специалисту МКУ «Архив».

 

 

 

 

 

Анализ тематики поступивших обращений (заявлений)

в муниципальном архиве

 

84. Поступившее обращение заявителя регистрируется в течение 3-х дней с момента поступления запроса.

Директор МКУ «Архив» осуществляет анализ тематики поступивших обращений заявителей, с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося научно-справочного аппарата.

При этом определяется:

правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную или иную тайну и сведения конфиденциального характера;

степень полноты информации, содержащейся в обращении и необходимой для его исполнения;

место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения обращения;

место нахождения, адрес организации, куда следует направить обращение по принадлежности на исполнение.

85. Не позднее, чем на следующий день после регистрации
с резолюцией директора МКУ «Архив» запрос передается лицу, ответственному за исполнение запросов.

86. Результатом выполнения административной процедуры является передача запроса на исполнение специалисту муниципального архива.

 

Уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений для исполнения обращения или об отсутствии запрашиваемых сведений

 

87. При отсутствии в обращении информации, необходимой для исполнения запроса, составляется ответ, в котором излагается просьба о предоставлении заявителем дополнительных сведений, без которых запрос не может быть исполнен.

88. При поступлении обращения заявителя, которое не может быть исполнено без предоставления уточненных или дополнительных сведений, муниципальный архив в 5-дневный срок запрашивает у заявителя необходимые для его исполнения сведения.

89. В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю в 5-дневный срок направляется письмо с объяснением причин: отсутствие в муниципальном архиве документов, необходимых для исполнения обращения и сведений о месте их нахождения.

90. Результатом выполнения административной процедуры является направление МКУ «Архив» ответа на запрос заявителя в течение
5 дней со дня его регистрации.

 

 

 

Направление обращений на исполнение в органы и организации

по принадлежности

 

91. МКУ «Архив» в случае необходимости направляет обращения или их копии с соответствующими письмами на исполнение в государственные архивы, архивы органов и организаций, в другие органы и организации, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, для рассмотрения и письменного ответа в адрес заявителя или муниципального архива.

92. Срок исполнения данной административной процедуры – 5 дней.

93. Результатом выполнения административной процедуры является направление запроса на исполнение в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

 

Подготовка и оформление ответов заявителям

 

94. МКУ «Архив» по результатам рассмотрения обращений заявителей, осуществляет подготовку и оформление информационных материалов в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии, тематического перечня, копии архивного документа и направляют их заявителям.

95. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия оформляется на бланке МКУ «Архив», по документам, на основании которых они составлены.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

96. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора МКУ «Архив» или уполномоченного должностного лица и печатью МКУ «Архив».

97. Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту, о жизни и деятельности конкретных лиц государственного органа или органа местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, МКУ «Архив» рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.

98. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию документов МКУ «Архив» письменно извещает заявителя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу заявителя, согласовывается с ним, если об этом не указано в обращении.

99. Тематический перечень архивных документов оформляется на бланке МКУ «Архив». Систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета составляется по определенной в обращении заявителя теме, с указанием их дат и архивных шифров.

К тематическому перечню архивных документов прилагается сопроводительное письмо, подписанное директором МКУ «Архив».

100. На обороте каждого листа копии архивных документов проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью МКУ «Архив» и подписью его директора. К копии архивных документов прилагается сопроводительное письмо, подписанное директором МКУ «Архив» или уполномоченным должностным лицом.

101. Запросы, поступившие в МКУ «Архив» исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации.

В случае, если запрос находится на контроле Губернатора или Правительства Оренбургской области, комитета по делам архивов Оренбургской области, требующий срочного исполнения, директор МКУ «Архив» может назначить срок исполнения запроса менее, чем 30 дней.

При необходимости директор МКУ «Архив» вправе продлить исполнение запроса, но не более чем на 30 дней, о чем заявителю направляется письменное уведомление с указанием причин продления.

102. В случае, если запрашиваемая заявителем информация не может быть предоставлена в установленные сроки из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов МКУ «Архив», уведомляет о необходимости продления на определенный срок рассмотрения запроса не позднее, чем за 3 дня до истечения установленного срока.

103. При отсутствии в МКУ «Архив» документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен печатью.

В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, архив выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью архива.

104. Результатом выполнения административной процедуры является оформление ответа на запрос, архивной справки, архивной выписки и архивной копии, тематического перечня, тематического обзора на государственном языке Российской Федерации или копии архивного документа с сопроводительным письмом.

 

Отправка ответов заявителям

 

105. Уведомление заявителя о принятом решении осуществляется уполномоченными лицами МКУ «Архив» по желанию заявителя: лично, по почте, на адрес электронной почты заявителя, по телефону, через МФЦ, в электронной форме в личный кабинет заявителя (при направлении заявления через Портал).

Заявителю в качестве результата предоставления услуги обеспечивается по его выбору возможность получения документа в электронном виде через личный кабинет заявителя (при направлении заявления через Портал) либо на бумажном носителе в МКУ «Архив», многофункциональном центре.

В случае выбора заявителем возможности получения ответа
в электронном виде, документы готовятся в формате pdf, подписываются открепленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица МКУ «Архив» (файл формата SIG). Указанные документы в формате электронного архива zip направляются в личный кабинет заявителя (при направлении заявления через Портал).

По итогам рассмотрения обращения заявителя муниципальный архив:

направляет заявителю оформленные в установленном порядке архивные справки, архивные выписки и архивные копии, тематические перечни, копии архивных документов;

направляет мотивированный отказ заявителю в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих заявителя документов;

информирует автора запроса об отсутствии запрашиваемых сведений в документах муниципального архива и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску.

106. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, копии архивных документов с сопроводительным письмом, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, муниципальным архивом отправляются по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей. Ответы, предназначенные для заявителей из государств, не являющихся участниками СНГ, направляются в соответствии с установленными законодательством Российской Федерации требованиями.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, тематические перечни, копии архивных документов, ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, могут быть выданы заявителю при личном обращении в муниципальный архив при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке.

107. В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями все полученные от органов и организаций информации либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений направляются с сопроводительными письмами непосредственно в адрес заявителя.

108. Рассмотрение обращения заявителя считается законченным, если муниципальным архивом дан исчерпывающий ответ по существу запроса и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

 

Получение заявителем сведений о ходе предоставления муниципальной услуги

 

109. Заявителю обеспечивается возможность получения информации о следующих этапах предоставления муниципальной услуги:

поступление обращения в МКУ «Архив»;

регистрация обращения в МКУ «Архив»;

направление результата предоставления муниципальной услуги заявителю.

110. Сведения о ходе исполнения обращения о предоставлении муниципальной услуги предоставляются:

при личном обращении;

по телефону;

почтовой связью;

по электронной почте;

через МФЦ;

в электронной форме в личный кабинет заявителя (на Портале).

111. При информировании заявителя по письменному обращению о процедуре предоставления муниципальной услуги, в том числе, направленному по электронной почте, ответ на обращение направляется соответственно почтой или по электронной почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения в МКУ «Архив».